5 avr. 2016

1169 - Cosmographie de la GID – Les dossiers mixtes


Les dossiers mixtes sont composés en partie de documents technologiques (fichiers bureautiques créés ou reçus et courriels reçus ou expédiés), de données ou de documents issus des systèmes informatiques ou des bases de données de l’organisation et de documents physiques.

Enregistrement et classement : Chacun des dossiers mixtes documentant une activité doit être enregistré dans la solution logicielle de GID.

Repérage : Les dossiers mixtes et leur contenu sont repérables à partir de leur titre, des métadonnées descriptives complémentaires internes qui sont saisies ou générées dans la solution logicielle de GID à partir du schéma de classification des documents d’activité.

Consultation : La portion technologique de ces dossiers peut être consultés à partir la solution logicielle de GID ou d’une visionneuse intégrée. La partie physique des dossiers peut être consultée à partir du meuble de classement ou du contenant dans lequel ils sont rangés.

Partage : La portion technologique de ces dossiers peut être partagée à l’aide de la solution logicielle de GID, par l’envoi dans un courriel de liens vers l’espace de classement dans la solution logicielle de GID. La partie physique peut être empruntée. Sa circulation dans l’organisation devrait être contrôlée par la solution logicielle de GID.

Gestion du cycle de vie : La gestion de la durée de vie utile des dossiers mixtes et leur sort final (à détruire ou à verser aux archives pour une conservation patrimoniale permanente) sont hérités de la gestion du cycle de vie de la série documentaire à laquelle ils sont associés. 

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